De weg naar e-Invoicing in de VS ligt open. Zullen bedrijven deze weg volgen?

Toen een nieuw bestuur vorig jaar in de herfst aan de macht kwam, verdween de aankondiging van een naderende standaardisering van business-to-government (B2G) elektronische facturen (e-Invoicing) plots van WhiteHouse.Gov. Was er plots geen tijd meer om de doelstelling van 2018 te halen en in de voetstappen van andere landen te treden door facturen efficiënter te verwerken?

Toch wel.

KORTE SAMENVATTING

In een memorandum van januari 2017, uitgegeven door het Federal Office of Management and Budget (OMB), staat dat de timing van het initiatief nog steeds op schema zit. Indien dit voor de hele overheid zou worden toegepast, dan kan dit volgens vroege schattingen de belastingbetaler jaarlijks ongeveer 450 miljoen dollar besparen in verwerkingskosten.

Deze besparingen zijn echter niets vergeleken met wat in de bedrijfswereld mogelijk is.

Het hoofd van de werkgroep e-Invoicing, opgericht door de U.S. Federal Reserve, denkt dat de potentiële kostenbesparing voor een business-to-business (B2B) gebruik van e-Invoicing in de VS tussen 50 en 150 miljard dollar per jaar kan besparen. Deze initiële schatting houdt zelfs nog geen rekening met verdere gevolgen, zoals de invloed op betaaltermijnen, of bedrijfspraktijken die wellicht zullen verbeteren, zoals strategieën betreffende werkkapitaal. Er is met andere woorden een enorm potentieel.

“Dit is echt een aantrekkelijke case,” vertelt Todd Albers senior betalingconsulent bij de Federal Reserve Bank of Minneapolis. “Dit is het argument dat ik ook aanhaal op de markt wanneer ik hierover praat.”

Lessen uit andere landen toepassen
Hoe zou een gestroomlijnd systeem van e-Invoicing dus worden gebouwd en later toegepast in de VS?

Gelukkig gaf Albers aan dat de VS kunnen leren uit modellen die in andere werelddelen werden toegepast, zoals in Australië en Europa. Zo geeft het Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) bijvoorbeeld een idee van een patroon voor zowel de ontwikkeling als de kenmerken van een toekomstig e-Invoicing-systeem in de VS, met enkele belangrijke verschillen.

Albers zei dat PEPPOL niet vanaf nul werd opgebouwd. De basis is afkomstig van, of voortgebouwd op, wijdverspreide standaarden en technologieën in Europa. De Europese Commissie had al standaarden voor internationale betalingen in SEPA, dat gebaseerd is op ISO 20022, met UBL als de ruggengraat van het netwerk en Oasis BDXR als berichtinfrastructuur die veilige en betrouwbare uitwisseling ondersteunt. Een door de EU gesponsord consortium stelde in 2008 PEPPOL voor. Dit biedt bedrijven (en overheden) één toegangspunt voor de elektronische uitwisseling van inkoopdocumenten.

Ondanks de B2G e-Invoicing mandaten die verschillende EU-lidstaten hebben ingesteld, wordt de echte e-Invoicing norm niet overal even intensief gebruikt. In Scandinavische landen wordt e-Invoicing vaker aangemoedigd dan in andere landen. Deze uitdagingen tonen aan dat er problemen zijn, maar dat er ook opportuniteiten zijn voor de VS.

Albers zegt dat de goedkeuring van een federale wetgeving voor een commerciële standaard voor e-Invoicing (in het beste geval) politiek ongeloofwaardig zou zijn, waardoor nu eigenlijk commerciële spelers de opportuniteit moeten zien en het voortouw nemen.

“De privésector zal dus zelf zijn verantwoordelijkheid moeten nemen en dienstverleners zullen dus zelf tot de conclusie moeten komen dat dit interessant is,” zei hij. “Op dit moment proberen we eigenlijk een katalysator te zijn en mensen in de VS te motiveren en de juiste richting in te sturen.”

Als ze het bouwen, zullen de klanten volgen?
De tijd zal uitwijzen of een marktgebaseerde aanpak voor het standaardiseren van e-Invoicing in de VS de resultaten zal opleveren die de commerciële sector in het land een financiële boost zullen geven. Als bedrijven in de VS echter de voordelen niet inzien, dan zal dit niet komen doordat Albers en de werkgroep e-Invoicing geen implementatieplan van drie jaar hebben opgesteld.

Dit is het plan in een notendop:

• 2017 – Een referentiepunt definiëren voor wat er zich op de markt afspeelt. Later deze maand zullen Albers en zijn team bestaande elektronische gegevensstandaarden in de VS registreren en een rapport opstellen op basis van hun bevindingen. Het vastleggen van een universeel factuurformaat zal deel uitmaken van hun inspanningen.
• 2017 – De voordelen definiëren van een raamwerk voor de Amerikaanse markt. De groep wil een visienota publiceren dat een duidelijk beeld schetst van de voordelen van een universeel elektronisch systeem, vooral omdat Albers zegt dat op dit moment slechts 25% van deze facturen in de VS elektronisch worden verzonden. “Dit is een enorme kans om heel wat andere facturen ook te stroomlijnen.”
• 2018 – Een kader ontwikkelen voor alomtegenwoordige e-Invoicing. Dit is waar het echte werk begint. Albers en zijn team zullen technische specificaties opstellen, zoals een specifiek e-Invoicing model voor de VS evenals de andere factoren voor het uitwisselen van documenten (zoals identificatie en locatie van bedrijven). “In plaats van een transactie tussen twee punten, zoals vandaag, zul je in de toekomst in een gids kunnen kijken om te zien aan wie je die factuur moet sturen,” voegde hij eraan toe.
• 2019/2020 – Implementatie van het nieuwe systeem. De werkgroep e-Invoicing zal een uitgebreide implementatiehandleiding schrijven voor de industrie en de dienstverleners. “Dienstverleners zijn essentieel in dit verhaal,” vertelt Albers. Ze kunnen zelfs bijdragen in de oprichting van een professionele vereniging voor deze bedrijven, naar het voorbeeld van EESPA in Europa.

Het idee van één systeem verspreiden
Een deel van de optimistische kijk van Albers op dit project komt voort uit het enthousiasme van de bedrijfswereld wanneer hij zijn ideeën kenbaar maakt. Grote bedrijven willen processen steeds verder stroomlijnen om kosten te besparen. Zelfs kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) die vroeger aan de zijlijn bleven staan bij technologieën zoals electronic data interchange (EDI) om facturen te digitaliseren, beginnen in te zien wat de waarde is van een systeem met één toegangspunt.

“Eens ze het snappen, zijn ze overtuigd,” zei hij.

En wie weet is e-Invoicing slechts de eerste stap van een heel traject.

“Wat we hier doen kan ook verder gaan dan facturen,” zei Albers. “Je kunt dit kader gebruiken om elk soort [bedrijfs-] document uit te wisselen.